Bilan de communication
Lorsque qu’une entreprise souhaite mettre en place une démarche de communication cohérente pour aboutir à l’élaboration d’un plan de communication, il est impératif de faire une analyse de la situation existante.
La méthodologie proposée par notre entreprise implique la réalisation d’un bilan. Ce bilan le plus exhaustif possible consiste d’une part à identifier l’ensemble des actions menées et en cours, d’autre part à mettre en œuvre une démarche d’enquête interne et externe.
Ce diagnostic a pour finalité de mettre en évidence les points forts et les points faibles de la communication de l’entreprise et à construire la stratégie de communication de l’entreprise.
Notre démarche
La démarche proposée pour la mise en place d’une véritable politique de communication consiste à analyser de façon participative, analytique et concrète l’existant en interne et en externe.
En interne, le travail nécessite à analyser la situation actuelle de l’entreprise au regard de sa culture et de sa communication en ayant toujours à l’esprit que l’objectif final est de proposer des solutions adaptés aux attentes du client.
Au sein d’un groupe de travail dédié, il sera indispensable de recenser et d’analyser l’ensemble des documents internes et externes jouant un rôle dans l’information et la communication.
Des enquêtes sont également réalisées auprès des membres du personnel sous forme de questionnaires ou d’entretiens.
En externe, un travail d’enquête pourra être réalisé auprès de plusieurs cibles
(Clients, fournisseurs, partenaires …) en utilisant les techniques diverses adaptées, notamment des questionnaires et /ou des entretiens.
Il est également nécessaire de recenser l’ensemble des actions et opérations de communication réalisées en externe et d’en rechercher les points forts et faibles.
Après une analyse et une synthèse complète des données, une présentation globale est tout d’abord réalisée auprès des dirigeants afin de recevoir leur validation.
Elle est ensuite présentée avec l’accord de la Direction, à l’ensemble ou à une partie du personnel.
Ce bilan qualitatif et quantitatif permet de proposer, après validation des dirigeants, dans un premier temps une stratégie de communication et dans un deuxième temps un plan d’actions de communication.
La stratégie de communication découle d’une part des résultats des différents travaux réalisées auprès de l’interne et de l’externe et d’autre part de la stratégie d’entreprise définie par les dirigeants.
Cette stratégie de communication est présentée sous forme de tableau qui en fonction de chaque cible de la communication (interne, interne/externe, externe) et de chaque objectif défini par l’entreprise va permettre d’identifier des enjeux majeurs afin d’en faire découler les principaux axes de la communication.
De ces axes découlera le plan d’actions de communication.
La mise en place de plans d'action de communication
Le plan d’actions de communication est l’étape qui suit la phase de détermination d’une stratégie de communication.
Il constitue un outil d’organisation, de gestion et de planification indispensable à la maîtrise et au succès de la communication d’entreprise ou de la collectivité.
Afin de rendre plus accessible la lecture du plan d’actions, nous élaborons des tableaux dans lesquels les actions sont présentées sous forme de fiche qui précisent la ou les cibles concernées, le ou les messages retenus, la méthodologie appliquée, le planning de réalisation, les coûts détaillés (internes et /ou externes) ainsi que les outils de mesure de l’efficacité de l’action.
Le plan d’action de communication est présenté à la suite de la stratégie de communication sous forme de tableau et les actions sous forme de fiche action qui précise la cible concernée, le message retenu, la méthodologie appliquée, le planning de réalisation et les coûts détaillés (coût interne et /ou coût externe).
Le rôle du conseil dans la phase de conception et de suivi des plans d'action de communication
L’assistance d’un conseil en communication permet de se donner les moyens d’un suivi qualitatif des actions et opérations validées dans le plan de communication.
Le conseil favorise la mise en place concrète de ces actions et ces opérations, il en est assure également la coordination.
De plus, le conseil soutient la mise en œuvre des processus d’évaluation des actions et des opérations qui sera indispensable pour mesurer l’efficacité de la communication de l’entreprise permettant d’orienter la démarche pour l’avenir
Evénements de Communication
Un événement en soi constitue pour une entreprise une action de communication importante.
Pourtant, ce n’est pas à ce titre que l’action du conseil est essentielle.
L’évènement constitue une étape majeure dans le développement de la stratégie de l’entreprise.
Cette étape peut être pour certains l’occasion de démontrer une sortie de crise, pour d’autres l’aboutissement d’une évolution importante, pour d’autres encore la présentation en grandeur nature des objectifs du projet d’entreprise.
Peu importe la raison invoquée pour réunir les participants interne ou externe à un événement (anniversaire, inauguration, forum…) ce qui compte ce sont les messages qui sont donnés à cette occasion.
Cet objectif implique une phase préparatoire dynamique et participative. En effet, la réussite passe à la fois par l’adhésion des acteurs internes directement impliqués dans la préparation et par les invités internes ou externes qui bénéficient des présentations et des discours.
Le conseil préconise toujours de ne pas omettre une cible importante dans une manifestation et de créer des groupes de travail en interne à la fois pour la créativité et l’organisation
Cette méthodologie participative favorise une appropriation par l’entreprise de son événement, le conseil intervenant comme accompagnant en étant le garant de la démarche organisationnelle et stratégique.
Le conseil coordonne l’ensemble des actions menées en s’assurant du respect des règles applicables et dans le cadre d’un budget défini.
Il apporte son expérience et développe avec son client, les supports les plus concrets adaptés aux objectifs et aux messages de l’entreprise.